電子郵件在展覽營銷工作中的應(yīng)用與傳統(tǒng)通訊方式相比具有高效廉價(jià)的營銷特征，它融合了電話通訊的速度的速度與郵政速度的直觀性，顯示了強(qiáng)大的營銷優(yōu)勢(shì)。首先是速度快，電子郵件可以在瞬間將展覽的相關(guān)信息實(shí)時(shí)送達(dá)目標(biāo)參展商的信箱。其次是方便性，與電話通訊不同，電子郵件不會(huì)因“占線”而浪費(fèi)時(shí)間，目標(biāo)參展商也需在電話旁守侯，從而跨越了時(shí)間和空間限制。再者是價(jià)格低廉，展覽組織機(jī)構(gòu)利用極其低廉的費(fèi)用發(fā)送其他通訊方式無法負(fù)擔(dān)的信息。


1.電子郵件的撰寫要點(diǎn)
（1）主題要明確
      電子郵件的便捷性，使得展覽營銷的目標(biāo)參展商困難每天要處理大量類似的電子郵件。如果要讓郵件從眾多的其他郵件中“脫穎而出”，其秘訣就是將主題寫好，主題要明確醒目，具有吸引力，同時(shí)要本著實(shí)事求是的態(tài)度，切記浮躁，將郵件溝通或者交流的內(nèi)容表達(dá)清楚。


（2）內(nèi)容要切入重點(diǎn)
      由于電子郵件信息量大，傳播速度快，目標(biāo)參展商沒有更多時(shí)間去研讀一封與其無關(guān)的郵件，因此撰寫郵件內(nèi)容一定要切入重點(diǎn)，按照重要程度依次說出，做到條理清晰，表達(dá)正確，必要時(shí)可在句段中1、2、3等數(shù)字符號(hào)作為引導(dǎo)。同時(shí)避免使用模糊、籠統(tǒng)的字眼以及前后矛盾的語言。


（3）告訴期望值
      在電子郵件應(yīng)體現(xiàn)明確的期望值，否則，目標(biāo)參展商將郵件讀完后還不知所云，電子郵件就生氣了其應(yīng)有的作用。因此，在郵件中應(yīng)將重要的展覽信息（如展覽的時(shí)間、報(bào)名方式、截止日期等）、要求做到的事情（如參展回執(zhí)、填寫調(diào)查表、參加專題會(huì)議等）敘述清楚只有明確期望值，郵件才不至于被忽略，甚至造成重要事情的貽誤!


（4）語氣要恰當(dāng)
      明確電子郵件的閱讀對(duì)象，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，還是參展部門負(fù)責(zé)人，或者是其他人。發(fā)給目標(biāo)參展商的郵件針對(duì)不同的對(duì)象使用恰當(dāng)?shù)姆Q謂和語氣，讓對(duì)方感覺備受尊敬且溫馨、親切。


（5）語法通順
      撰寫的文稿要語法通順，是對(duì)每封電子郵件最基本的要求。目標(biāo)參展商閱讀郵件時(shí)的整體感受，會(huì)影響其對(duì)展覽組織機(jī)構(gòu)總體水平的印象，直接關(guān)系到展覽營銷招展工作的過程。撰寫中文郵件錯(cuò)誤發(fā)生概率一般比較低，但撰寫外文信件就相對(duì)會(huì)出現(xiàn)很多問題。而且郵件一旦發(fā)送出去就不可能收回，攝影寫完郵件后需要反復(fù)檢查用詞和語法，然后再發(fā)送。


（6）注意郵件格式和禮貌用語

既然是信件，就須注意常用的格式和禮貌用語。正確的郵件格式應(yīng)該是：

常見結(jié)束語有“此致  敬禮”等，同時(shí)在電子郵件時(shí)可使用個(gè)性化簽名，讓目標(biāo)參展商你那個(gè)識(shí)別郵件的來源，形成風(fēng)格后相比普通郵件的格式化簽名會(huì)更添親切感。

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