在展會即將開展前，對于參展企業來說，工作量是挺多的。因此，參展一次就是等于抓住一個以機會，決不能白費。所以怎樣抓住展會時機成為一重大問題。
在展會準備前，有一點企業是必須明確的，那就是“明確展會你想達到的目標”。根據展覽分析，企業參展的目標有基本目標、價格目標、銷售目標、產品目標、宣傳目標，而銷售目標是重中之重。根據展覽分析調查，也有是企業提高聲譽和形象、密切跟客戶的互動性、提高產品的知名度和信息、新產品的引入，而其中絕大多數是為了結識到新的客戶。
展示知識一種手段，了解市場變化是最佳途徑。市場上什么的產品最受歡迎，企業競爭對手的動態，知道這些對企業自身就是一大好處，能讓你對戰略進行調整和實施。
明確目標之后實施相對的措施，可根據以下三點抓住時機；
1.詳細去了解展會
1.1工具：在展會中需要用到的工具太多了，看看展會主辦方能提供哪些，有什么是自己需要準備好的，別在展會中再匆忙尋找調配，時間不等人的。
1.2活動：一般來說，主辦方會配合展會造勢而舉辦多種活動，企業通過參加這些活動可以獲取更多信息和宣傳。
1.3廣告：加上展會的會刊和室外場地廣告，宣傳效果會更棒。
2、展會布置要計劃好
2.1費用預算：企業記得提前最好預算好各種費用。
2.2參展人員：最好當然是企業已經提前培訓過了，對于企業自身了解清楚的，性格外向的，禮貌熱情。
2.3參展服飾：參展人員是公司的代言人，最好統一的服裝而且穿著高雅莊重。
2.4布展：展位設計的布置很講究，怎么通過展位突出個性特色，引人注目，可以咨詢我們首創展覽。
3.觀察媒體動向
3.1主動出擊：媒體是面向大眾的窗口，主動出擊很重要，如何向媒體推銷自己是很重要的。
4.展會小問題
4.1吃飯問題：展會人員一般都吃盒飯，在展廳選擇遮板后吃飯是最好，不然整個展位高雅、整潔的形象頓時就被破壞了。
計劃不如變化，越精心和細致的準備就是為了應付各種可能的情況，所以建議企業們應該早早動手，抓住時機。
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