傳真具有快速、安全、直觀的特點，也被廣泛應用在展覽營銷中。要利用傳真營銷取得良好的業(yè)績關鍵在于是否能夠確定目標參展商的傳真號碼，而且在傳真前需與目標參展商有過初步或者一定程度的溝通。確定傳真號碼后，就可以發(fā)送后具有針對性和參考價值的展覽信息材料，成功概率一般很高，投入產(chǎn)出也比較高。
在發(fā)送傳真時要注意一下步驟：
1.使用專用的紙張，可顯示出展覽組織機構的檔次和職業(yè)風范，紙張上要標有展覽組組織機構的名稱，營銷人員姓名、地址和電話號碼。
2.需確認目標參展商聯(lián)系人的姓名、職務以及參展商名稱的正確拼寫。
3.也可以使用固定格式傳真，在使用稱謂時需特別注意要有的矢，因為有些目標參展商對此非常敏感。
4.起草正文。正文應向目標參展商介紹展覽組織機構、展覽項目和營銷人員的基本情況，以及展覽的內容和所提供的各種服務項目情況。
傳真正文的寫作要求為:
（1）簡潔，易于閱讀，有四至五個簡短的段落就足夠了。
（2）盡量將傳真正文的長度控制在一頁之內。如要用兩頁，發(fā)送者需在第二頁署名。
（3）第一段應能激發(fā)目標參展商對參展組織機構和展覽項目的興趣與激情。
（4）第二段需介紹展覽項目的有些組織與展覽價值，滿足參展商對展覽項目了解的基本需求，如展覽的歷史、品牌、主辦機構、規(guī)模與發(fā)展狀況等。
（5）第三段應表明展覽項目所取得的突出成就、榮譽、參展商和觀眾的組成情況，直接有力地支持第二段內容。如果可能的話，盡量以數(shù)字表現(xiàn)這些成就。
（6）第四段需介紹展覽營銷內容，告訴目標參展商如何申請參展，可查詢的相關展覽項目網(wǎng)站，展覽營銷部門的聯(lián)絡人與聯(lián)絡方式等。
（7）第五段非常簡短地結束傳真并表示感謝。
（8）使用敬語結束正文并標明所駙招展書或者其他附件的名稱。
（9）確保在正文上展覽組織機構領導或者經(jīng)辦營銷人員姓名的簽字并簽署日期。
（10）在正文中應避免出現(xiàn)負面和相互矛盾的內容，相關信息要認真核實。
（11）不要說謊或者夸大其詞，對展覽項目與服務的描述要做到客觀事實。
（12）切記濫用代詞“我”，應以展覽組織機構或者展覽項目組的身份來與目標參展商進行溝通，因為客戶愿意接受具有權威性的信息或者感受被重視的感覺。
寫好傳真正文，將有關招展的資料，如招展書、展區(qū)展位平面圖或者其他目標參展商提出的資料一起發(fā)送，但需在傳真的首頁上標明總頁數(shù)與當前業(yè)號，以便目標參展商確認是否完整地獲得這份傳真的所有資料。
5.群發(fā)傳真。將招展和招商信息快速、大量地傳達至目標參展商。
群發(fā)傳真是傳真基礎上，隨著電子技術的成熟與網(wǎng)絡技術廣泛應用發(fā)展起來的一種用于展覽營銷推廣的創(chuàng)新技術，具有先進、職能、快速、簡潔的特點，已逐步發(fā)展成展覽組織機構與目標參展商信息交流的有效手段。在成本方面，群發(fā)傳真也較直郵低廉許多。
（攝影 首創(chuàng)展覽）
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